Eine Ausschreibung von Werberechten bedeutet auch, dass ein komplett neues Werbekonzept erstellt werden sollte. Über die lange Laufzeit der Verträge hatten viele Rechteinhaber zwar einige neue Werbeträger mit hohen Einnahmen dazu gebaut, nie aber die minderwertigen Anlagen aus dem Straßenraum entfernt.

Werbeverträge, teilweise vor 40 oder 50 Jahren abgeschlossen, sind seit dieser Zeit immer wieder verlängert worden. Sie entsprechen weder dem Zeitgeist, noch dem Anspruch der Werbetreibenden. Das führt oft dazu, dass auf privatem Grund diejenigen Werbeträger stehen, die gute Umsätze machen, und der Werbevertrag mit der Stadt vom Konzessionär nur noch als Platzhalter genutzt wird.  Das haben auch die Städte gemerkt und nutzen die Möglichkeit, dies mittels einer Ausschreibung zu verändern und dies bisher immer sehr erfolgreich.

Neue Werbekonzepte sollten gemeinsam mit fachlich kompetenten Beratern erstellt werden. Sie kennen den Markt und die Teilnehmer des Marktes. Es ist wichtig, das neue Werbekonzept gemeinsam mit der Stadt und den wichtigen Gremien ab zu stimmen, damit auch das, was man plant, umgesetzt werden kann.

Ist ein wertiges Konzept erstellt, das alle Parameter für die Ausschreibung erfüllt, wie u.a. Beachtung der Stadtgestaltung, vermarktbare Mengengerüste je Werbeträgerart uvm., kann die Ausschreibung durchgeführt werden.

Der Markt gibt die Aufteilung der Lose vor. Was heißt das genau?

Nur ein Marktteilnehmer hat alle Werbeträgerarten in seinem Portfolio.  Wird also nur in einem Los ausgeschrieben, kann es auch nur einen Bewerber geben. Das führt sicher nicht zu dem besten Angebot.

Teile ich die Lose so auf, dass viele Bewerber im Markt angesprochen werden, werden auch viele Teilnehmer für die Ausschreibung gewonnen.

Um es noch differenzierter dar zu stellen: Es gibt Markteilnehmer, die sind ausschließlich an Werbeträgern hinter Glas interessiert, also City Light Poster Vitrinen, Mega Light Anlagen, Stadtmöblierung und digitale Werbeträger.

Dann gibt es Unternehmen, deren Portfolio ausschließlich bei geklebten Flächen zu finden ist, wie die Großfläche oder die Litfaßsäule.

Wieder andere Spezialisten finden wir im Bereich der Veranstaltungswerbung und der Hinweiswerbung usw.

Durch die überlegte Aufteilung in Lose werden alle diese Bereiche angesprochen und man erzielt Wettbewerb, der immer zum Vorteil für die ausschreibende Stadt ist.

Ausschreibung – Verfahrensarten

Warum bevorzugt Urban Consultants  das offene Verfahren?

Alle Punkte sind vor der Ausschreibung geklärt und mit allen Bereichen und Gremien der Stadt abgestimmt. Es werden klare Vorgaben für die Ausschreibung gemacht, das Bewertungskonzept für die Gebote liegt vor, es gibt nichts mehr zu verhandeln.

Wird im Verhandlungsverfahren ausgeschrieben, teilt man im Ausschreibungsportal lediglich mit, was man bereits hat und erwartet von den Marktteilnehmern, dass diese sich Gedanken machen, was sie wollen, ohne auf Stadtgestaltung etc. zu achten.

Normalerweise hat jeder Teilnehmer an diesem Wettbewerb seine eigenen Vorstellungen und diese müssen dann, um es vergleichbar zu machen, übereinander gebracht werden.

Das ist nicht immer einfach, zumal es ja auch dann erst durch alle Gremien laufen muss, um auch hier bei der Stadt selber die Zustimmung zu finden.

Im Allgemeinen finden bei Ausschreibungen im Verhandlungsverfahren drei Verhandlungsrunden statt.  Das bedeutet aber auch: Nach jeder Runde müssen auch immer wieder die Gremien in der Stadt alles neu beschließen und jeweils darauf achten, dass die Gebote vergleichbar sind. Der zeitliche und finanzielle Aufwand ist enorm, nicht nur für die Abstimmungsgremien, sondern alle Runden müssen einzeln –im allgemeinen juristischen Kanzleien – dokumentiert werden, so dass sichergestellt ist, dass das Verfahren rügefrei abläuft, bevor dann final der Bestbieter den Zuschlag bekommt.

Die Erfahrungen zeigen auch, dass die Gebote der einzelnen Runden nicht unter Verschluss bleiben und nicht nur die Zahlen durchsickern, sondern auch die Teilnehmer. Das führt dazu, dass bereits einige Marktteilnehmer nicht mehr an Verhandlungsrunden teilnehmen wollen, weil sie befürchten, dass die eigene Kalkulationsgrundlage beim Konkurrenten landet.